Lite smått och gått inför sommaren 2025

Ekonomikörningar för juni - augusti

2 juni körs junikörningen

5 juni körs julikörningen som är en kopia av juni 

11 juni körs augustikörningen som är en kopia av juni 

Före juli- och augustikörningen kommer preliminära rapporter att publiceras.

Läsårsuppflyttningen sker ca 1 och 2 juli av oss centralt. Byt därför inte skola, utbildning eller årskurs på någon elev innan denna läsårsuppflyttning är gjord.

Alla elever kommer efter läsårsuppflyttningen att flyttas upp en årskurs förutom elever i åk 3 som kommer att få slutdatum 2025-06-30 och därefter vara avslutade. Se nedan vad som gäller för elever som skall ha förlängd studiegång.

För anpassad gymnasieskola gäller att elever flyttas upp t o m åk 4.

Inför höstterminen 2025

Det är viktigt att ni i god tid före inläsning av åk 1 elever anmäler nya utbildningar till hösten både GY11 (inflyttade elever) och för GY25. Vi använder enbart utbildningskoder som finns hos Skolverket. Om inte utbildningen finns på skolan som eleven kommit in på, så kommer inte dessa elever in med inläsningsfilen, utan då får ni registrera dessa elever manuellt. Så kika en extra gång att alla utbildningar finns på era skolenheter.

Vi kommer att stänga funktionen att skriva in elever manuellt i åk 1 2025-06-03 och öppnar upp igen ca 2025-08-28 (så fort åk 1 eleverna är inlästa, se nedan).

Meddela om ni byter namn på er skola, startar nya skolenheter, eller byter huvudman. Detta kräver i vissa fall handpåläggning av leverantören, så det tar lite tid att få till sådana ändringar. Har vi fel huvudmän/enheter så kommer även ersättningen att gå fel, så se till att vi har helt korrekta uppgifter i systemet, innan eleverna läses in.

Elevregistrering läsåret 2025/2026 region- och friskolor i Östergötland

Vi börjar läsa in elever till åk 1 på region- och friskolor i Östergötland, fr o m ca 27 augusti. Därefter är det viktigt att ni håller koll på elever som byter till annan skola och/eller utbildning. Skriv ut eleven skyndsamt, så nya skolan kan skriva in eleven utan att den blir dubbel elev. Det är beslutet från Gymnasieantagningen som gäller, om ni är fundersamma över om en elev skall skrivas ut eller inte.

Ni kan efter inläsning av nya elever lägga äskande om tillägg för t ex elever på IMV åk 1 som skall läsa grundskoleämnen. Ni hittar manual för detta på hemsidan under Information. Detta bör göras så fort som möjligt så hemkommunen hinner lägga in beloppet i elevdatabasen i god tid före den 15:e september då avläsning sker.

Eleverna vi läser in får samma datum som när vi gör inläsningen. Detta datum ligger i god tid före 15 september och skall inte ändras till startdatum 1 juli. Eleverna vi läser in kan ha varit antagna på en annan skola innan vi läser in dem, och då kommer det att bli flera dubbla elever. Låt det inläsningsdatum som ligger som startdatum ligga kvar. Ersättningen baseras på var eleven är inskriven den 15 september men ligger elever dubbla utgår ingen ersättning alls.

Ni som angett att ni vill ha mailutskick med dubbelinskrivna elever måste fylla i Ja till detta under Organisation/Huvudmannaöversikt/fliken Kontaktuppgifter. Om alla gör det kommer alla även att i mailutskicket se vem man kontaktar på den andra skolan där eleven är inskriven och lättare ha en dialog om vad som gäller. Det är viktigt att ni där fyller i telefonnummer för att snabbt kunna få kontakt. 

Nya elever till åk 2 och 3 registrerar ni själva och det kan ni göra även under sommaren, men invänta att läsårsuppflyttningen är gjord.

Elever som skall ha förlängd studiegång söker ni fram och aktivera igen och skriver in i åk 4. Blankett för anmälan till hemkommunerna finns på elevdatabasens hemsida under Blanketter. Så fort eleverna är aktiverade igen kan hemkommunerna mata in det ersättningsbelopp som har räknats fram.

Septemberkörning, ekonomi info för alla

Vi räknar med att börja publicera rapporterna runt 20 augusti och det sker tisdagar och torsdagar fram till veckan före skarp körning då de publiceras varje dag. Ta del av rapporterna och meddela ev felaktigheter till hemkommunerna så de kan korrigera i tid till skarpa ekonomikörningen. Det är mycket rapporter i september så vänta inte till sista dagarna med att kontrollera för då är risken stor att rättning inte hinner göras av hemkommunen. Skarp körning görs 16 september med avläsning 15 september.

Om ni har funderingar över specifika elever eller prissättning, så vänder ni er till elevens hemkommun för att reda ut vad som gäller.

Allmän info

Om ni upplever konstigheter i elevdatabasen som inte är kopplat till specifika elever så vänd er till oss. Likaså om ni har handhavandeproblem så hör av er till oss via mail till ostergotlandelevdatabas@utb.linkoping.se.

Nya huvudmän, enheter, utbildningar hos er, anmäls via blanketter som finns på hemsidan under Blanketter och som antingen skickas via post eller till funktionsbrevlådan.

OBS! Nya utbildningar måste ni anmäla innan vi läser in antagningsfilen, för att eleverna skall bli placerade. Saknas någon utbildning kommer ni att få skriva in eleverna själva när utbildningen blivit upplagd på er huvdman och enhet. Då finns även risk att ni blir utan ersättning för dessa elever. Det kommer inte upp något felmeddelande när vi läser in filen om någon utbildning saknas för någon elev. 

Nya behörigheter eller behörigheter som avslutas anmäls via blankett på hemsidan. Tänk på att alla som har behörighet måste finnas som kontaktperson på huvudmannen med namn, telefonnummer och mailadress. Om detta saknas kan behörigheten komma att avslutas. Att personer med behörighet även finns i era kontaktuppgifter är ett enkelt sätt för er själva att veta vilka hos er som har behörighet och som behöver avslutas om de slutar. Om kontaktuppgifter saknas och någon behöver nå er finns risk att ingen ersättning kommer att betalas ut. 

Elever med skydd

Elever med skydd skall vi inte ha i elevdatabasen. En elev som under sin studietid får skydd, kommer att synas hos er på skolan, med personnummer men utan namn och folkbokföringsadress. Avsluta eleven och kontakta hemkommunen, så de kan lägga ett tillägg för eleven via enhetstillägg. Detta är en viktig rutin, för att säkerställa att det inte utgår dubbel ersättning om skyddet hävs och eleven åter blir synlig, då kommer både programpris och enhetstillägget att betalas ut. När eleverna byter skydd eller skyddet upphör, så måste en ny kontakt tas med hemkommunen ang fortsatt hantering. Det är viktigt att veta att hemkommunerna inte ser elever som får skyddsmarkering, då hemkommun inte längre finns på dessa elever, så det är skolan/kommunen som måste ha koll på detta. Nya elever med skydd skall enbart hanteras med enhetstillägg. 

Elever med TF-nummer

Elever med TF-nummer och som får annat personnummer (åldersbestämning eller får riktigt personnummer) meddelar ni oss via funktionsbrevlådan, så rättar vi. Det är viktigt att ni inte "rättar" dessa själva, då det finns jobb bakom som måste göras i samband med bytet.

Får ni nya elever med TF-nummer som ni inte får betalt för, kontakta den kommun som meddelat er att eleverna skall gå hos er så de får meddela oss att vi skall lägga kommunen som betalkommun. 

Riksrekryterande utbildningar

Har ni riksrekryterande utbildningar, kontrollera att beslutet från Skolverket fortfarande är giltigt. Om det har "gått ut" måste ni se till att få ett nytt beslut och skicka det till oss så vi får lägga in korrekt pris.  Det avtal eleven blivit antagna till, gäller under elevens hela studietid.

Elever som gör avbrott

Elever som slutar i förtid, måste det göras avbrott på. Det räcker inte att avsluta studievägskoden, för då är fortfarande eleven aktiv på er skola och hemkommunen får inte upp dem i KAA för hantering.

Mer info??

Titta i våra manualer för elevhantering som finns på hemsidan under Information. Känner ni er ändå osäkra är ni alltid välkomna att höra av er så ska vi försöka vara behjälpliga. Funktionsbrevlådans adress ostergotlandelevdatabas@utb.linkoping.se